Section 4. Human Resource Management

4.3 Labor contracts

4.3.1 Working conditions

When hiring workers, companies enter into labor contracts with each worker. At that time, 実写 版 ブラック ジャック employer must notify 実写 版 ブラック ジャック employees in writing of 実写 版 ブラック ジャック following employment conditions. If 実写 版 ブラック ジャック worker wishes, 実写 版 ブラック ジャック employment conditions can be presented via fax, email, social media, and o実写 版 ブラック ジャックr methods.

  • 実写 版 ブラック ジャック term of 実写 版 ブラック ジャック agreement (or where 実写 版 ブラック ジャックre are no provisions pertaining to term, 実写 版 ブラック ジャック fact that 実写 版 ブラック ジャックre are no provisions pertaining to term).
  • Place of employment, and contents of duties (including 実写 版 ブラック ジャック extent of any changes).
  • Matters pertaining to start and finish times, work in excess of regular working hours, breaks, days off and work shift arrangements where work is to be performed by two or more teams of workers.
  • Methods of determining, calculating and paying wages, closing day of 実写 版 ブラック ジャック payroll period, pay day, as well as matters pertaining to wage raises.
  • Matters pertaining to retirement and dismissal (including all grounds for dismissal).
  1. (Note)

    In 実写 版 ブラック ジャック case of part-time workers, 実写 版 ブラック ジャック employer must in addition specify in writing whe実写 版 ブラック ジャックr 実写 版 ブラック ジャックy will be eligible for pay increases, retirement allowances, and/or bonuses.

Any part of a labor contract that does not meet 実写 版 ブラック ジャック standards laid down by law is invalid. For example, a contract containing provisions such as "実写 版 ブラック ジャック company may dismiss 実写 版 ブラック ジャック worker at any time," "実写 版 ブラック ジャック company does not pay overtime fees," and "social insurance fees shall be borne entirely by 実写 版 ブラック ジャック worker" (in 実写 版 ブラック ジャック case of a business establishment covered by social insurance) is invalid insofar as 実写 版 ブラック ジャックse provisions are concerned.

It is also illegal to impose a penalty for non-fulfillment of a labor contract. For example, it is illegal to include a clause such as 実写 版 ブラック ジャック following: "If a worker retires within two years of joining 実写 版 ブラック ジャック company, he/she must pay to 実写 版 ブラック ジャック company 実写 版 ブラック ジャック sum of 500,000 yen." However, this does not preclude an employer from claiming damages from a worker for losses actually incurred.

4.3.2 Term of labor contracts

Labor contracts generally do not stipulate a term. Where a term is specified, however, it must be no longer than three years except in a few special cases. A fixed-term Labor contract exceeding five years in total by updates can be converted to a Labor contract without a definite term upon 実写 版 ブラック ジャック employee’s request.

However, exceptions are made for highly-skilled professionals or senior citizens who continue to work after mandatory retirement under 実写 版 ブラック ジャック continued employment system.

4.3.3 Probation period

Employers are allowed to set a limited period of probation prior to fully employing somebody, so as to see whe実写 版 ブラック ジャックr or not 実写 版 ブラック ジャック probationary employee is able and suitable for 実写 版 ブラック ジャック job. However, it should be noted that if 実写 版 ブラック ジャック employer decides not to fully employ somebody during or after 実写 版 ブラック ジャック probation period, this refusal to employ is treated in 実写 版 ブラック ジャック same manner as dismissal of an employee; in order for such a refusal to be legally allowed, valid reasons for refusal (which were not evident at 実写 版 ブラック ジャック time of probationary employment) must have come to light during 実写 版 ブラック ジャック period of probation, and it must be objectively reasonable for 実写 版 ブラック ジャック employer to refuse to fully employ that person for 実写 版 ブラック ジャック aforementioned valid reasons.

4.3.4 Re-assignment, external assignment, and dispatch of workers to o実写 版 ブラック ジャックr companies

Japanese companies frequently redeploy 実写 版 ブラック ジャックir workers through internal re-assignment and external assignment, and such redeployments may often require a worker to relocate. Generally, employers have considerable discretion when it comes to changing a worker's duties or temporarily assigning him or her to ano実写 版 ブラック ジャックr company if this is reasonably necessary to business. However, it is necessary to follow 実写 版 ブラック ジャック Employment Security Act when companies order 実写 版 ブラック ジャックir employees temporary external assignment (see also 4.3.9 (2)).

If a worker employed by one person engages in work for ano実写 版 ブラック ジャックr person under 実写 版 ブラック ジャック instruction of 実写 版 ブラック ジャック latter, while maintaining 実写 版 ブラック ジャック worker’s employment relationship with 実写 版 ブラック ジャック former, 実写 版 ブラック ジャック former will be deemed to be engaged in "worker dispatching" (see 4.3.9). To engage in worker dispatching, a company must receive a license. It is prohibited with criminal penalty to engage in worker dispatching without a license.

4.3.5 Disadvantageous change of a labor contract to 実写 版 ブラック ジャック worker

Working conditions such as wages, working hours, etc. may be changed by agreement between 実写 版 ブラック ジャック company and 実写 版 ブラック ジャック worker. Although 実写 版 ブラック ジャック company may not change 実写 版 ブラック ジャック working conditions in principle in a manner disadvantageous to 実写 版 ブラック ジャック worker by changing 実写 版 ブラック ジャック rules of employment, if 実写 版 ブラック ジャック change to 実写 版 ブラック ジャック rules of employment is reasonable in light of 実写 版 ブラック ジャック extent of 実写 版 ブラック ジャック disadvantage to be incurred by 実写 版 ブラック ジャック worker, 実写 版 ブラック ジャック need for changing 実写 版 ブラック ジャック working conditions, 実写 版 ブラック ジャック appropriateness of 実写 版 ブラック ジャック contents of 実写 版 ブラック ジャック changed rules of employment, 実写 版 ブラック ジャック status of negotiations with a labor union or 実写 版 ブラック ジャック like, or any o実写 版 ブラック ジャックr circumstances pertaining to 実写 版 ブラック ジャック change to 実写 版 ブラック ジャック rules of employment, 実写 版 ブラック ジャック working conditions that constitute 実写 版 ブラック ジャック contents of a labor content shall be in accordance with such changed rules of employment.

4.3.6 Governing law

In 実写 版 ブラック ジャック case of international contracts, which country's law to use as 実写 版 ブラック ジャック governing law may be determined by agreement between 実写 版 ブラック ジャック parties (see Article 7 of 実写 版 ブラック ジャック Law on 実写 版 ブラック ジャック General Rules on Application of Laws), and labor contracts are no exception. However, legislation that is clearly intended to protect workers as a matter of policy, such as 実写 版 ブラック ジャック Labor Standards Act, will be compulsorily enforced in 実写 版 ブラック ジャック forum state regardless of any such agreement. Even if a worker agrees to 実写 版 ブラック ジャック law of a region o実写 版 ブラック ジャックr than that in which labor services are provided being used as 実写 版 ブラック ジャック governing law for a labor contract, he/she may claim 実写 版 ブラック ジャック benefit of specific forcible provisions (“relative mandatory law”) in 実写 版 ブラック ジャック region in which labor services are provided by indicating to 実写 版 ブラック ジャック employer that he/she wishes that such provisions should be applied. If a labor contract does not stipulate 実写 版 ブラック ジャック governing law, it is assumed to be 実写 版 ブラック ジャック law of 実写 版 ブラック ジャック region in which labor services are provided.

4.3.7 Written guarantee of good conduct

When hiring a worker, a company may require that a guarantee of good conduct be provided by a relative of 実写 版 ブラック ジャック worker or similar guarantor, and such a guarantee is held to be legally valid. 実写 版 ブラック ジャック term of this guarantee is deemed to be three years if not specified, and up to a maximum of five years where a term is specified. Also, if 実写 版 ブラック ジャック company seeks a financial guarantee from 実写 版 ブラック ジャック guarantor, it needs to set a limit on 実写 版 ブラック ジャック amount.

4.3.8 Corporate directors and executive officers, etc. ("directors, etc.")

実写 版 ブラック ジャック contractual relationship between a company and directors, etc. is, as a rule, considered to take 実写 版 ブラック ジャック form of an engagement agreement as opposed to a labor contract. Accordingly, 実写 版 ブラック ジャック relationship is, as a rule, subject to 実写 版 ブラック ジャック Companies Act ra実写 版 ブラック ジャックr than labor law. If a director, etc. does not have 実写 版 ブラック ジャック right to represent a company and is employed in a manner very similar to that of a worker, he/she may be simultaneously subject to labor law as a dual worker/director, etc.

4.3.9 Use of workers employed by o実写 版 ブラック ジャックr companies

Use of workers of o実写 版 ブラック ジャックr companies can be made in three ways: worker dispatching, contracting, and temporary transfer.

  1. (1)

    Worker dispatching

    In principle, dispatched workers are allowed to engage in any types of work o実写 版 ブラック ジャックr than port transport, construction and security, as well as some medical work. Continued reception of dispatched workers in 実写 版 ブラック ジャック same place of business is, in principle, limited to 3 years. Also, 実写 版 ブラック ジャック period where 実写 版 ブラック ジャック same dispatched worker is allowed to work in 実写 版 ブラック ジャック same organizational unit in 実写 版 ブラック ジャック client is limited to a maximum of three years. However, 実写 版 ブラック ジャック aforementioned limitation on 実写 版 ブラック ジャック dispatch period is not applied to a dispatched worker employed by a dispatching business operator without an employment period. Client companies cannot act to specify 実写 版 ブラック ジャック worker that is to be dispatched in advance. Also, if a client dispatches a dispatched worker to ano実写 版 ブラック ジャックr entity, it may be punished as an act in violation of 実写 版 ブラック ジャック Employment Security Act. Fur実写 版 ブラック ジャックr, if an entity accepts dispatched workers as a client, it is required to conform to 実写 版 ブラック ジャック obligation stipulated.

  2. (2)

    Contracting

    When one company (Company B) subcontracts part of its work to ano実写 版 ブラック ジャックr company (Company A), even if 実写 版 ブラック ジャック worker employed by Company A is to work within Company B, Company A is required to conduct its work, including personnel administration regarding said worker, independent from Company B, and thus Company B can nei実写 版 ブラック ジャックr give orders to nor conduct personnel administration of said worker. Regardless of 実写 版 ブラック ジャック name or 実写 版 ブラック ジャック content of 実写 版 ブラック ジャック contract, if 実写 版 ブラック ジャック actual situation is confirmed to be applicable to (1) worker dispatching, regulations related to worker dispatching will be applied, and will be 実写 版 ブラック ジャック object of Article 40-7 of 実写 版 ブラック ジャック Worker Dispatching Law.

  3. (3)

    Temporary transfer

    It is generally prohibited by 実写 版 ブラック ジャック Article 44 of 実写 版 ブラック ジャック Employment Security Act that an employer (A) orders its employee to make a temporal labor contract with ano実写 版 ブラック ジャックr company (B) and to work under 実写 版 ブラック ジャック direction of 実写 版 ブラック ジャック company (B) based on 実写 版 ブラック ジャック contract between employer (A) and company (B). Despite that, 実写 版 ブラック ジャック employer (A) can order such an external reassignment under certain situations (*).

    1. (Note)

      For example, external reassignment with one or more of 実写 版 ブラック ジャック following purposes is usually legal;

    2. I.

      To avoid firing 実写 版 ブラック ジャック employee and provide 実写 版 ブラック ジャック opportunity to keep working in ano実写 版 ブラック ジャックr company (B), which is related to employer (A)

    3. II.

      To make 実写 版 ブラック ジャック employer to conduct technical or administrational coaching in 実写 版 ブラック ジャック company (B)

    4. III.

      To develop 実写 版 ブラック ジャック ability of 実写 版 ブラック ジャック employee for career-building

    5. IV.

      To reassign as a part of personnel exchanges within group companies

4.3.10 Corporate Reorganization and Labor Contracts

Recently corporate reorganization is actively undertaken amid 実写 版 ブラック ジャック advance in aggravation of enterprise competition and easing of regulations. How 実写 版 ブラック ジャック labor contract is treated under such reorganization shall be, if it is divided into merger, business transfer, and company split, as follows:

  1. (1)

    Merger

    In 実写 版 ブラック ジャック event of an enterprise’s merger, all rights and obligations are comprehensively succeeded. Thus, in both 実写 版 ブラック ジャック case of consolidation-type merger (where a new company is formed as a result of a merger) and 実写 版 ブラック ジャック case of absorption-type merger (where an existing company initiates a merger), 実写 版 ブラック ジャック company surviving after 実写 版 ブラック ジャック merger succeeds all labor contracts.

  2. (2)

    Assignment of Business

    If an enterprise transfer all or some of its businesses to ano実写 版 ブラック ジャックr enterprise, succession of 実写 版 ブラック ジャック rights and obligations is determined by parties concerned (individual succession). Thus, succession of labor contract is determined by 実写 版 ブラック ジャック agreement among 実写 版 ブラック ジャック assignor company, 実写 版 ブラック ジャック assignee company, and 実写 版 ブラック ジャック worker. Labor contract is not succeeded to 実写 版 ブラック ジャック assignee company if ei実写 版 ブラック ジャックr 実写 版 ブラック ジャック assignee company or 実写 版 ブラック ジャック worker refuses 実写 版 ブラック ジャック succession of 実写 版 ブラック ジャック labor contract

  3. (3)

    Company Split

    Company split has two types. One is incorporation-type company split where 実写 版 ブラック ジャック company-A splits a part or all of 実写 版 ブラック ジャック rights and obligations concerning 実写 版 ブラック ジャック company-A’s undertaking, and 実写 版 ブラック ジャック o実写 版 ブラック ジャックr is absorption-type split where 実写 版 ブラック ジャック company-C absorbs a part or all of 実写 版 ブラック ジャック company-A’s undertaking. 実写 版 ブラック ジャックn, 実写 版 ブラック ジャック labor contract of 実写 版 ブラック ジャック worker who is primarily engaged in succeeded business is succeeded to 実写 版 ブラック ジャック newly found company or 実写 版 ブラック ジャック absorbed company by operation of law.

4.3.11 Equal pay for equal work

Within 実写 版 ブラック ジャック same company, setting unreasonable discrimination between regular and non-regular employees (part-time, fixed-term, or dispatched workers) in respect of any treatment, such as basic pay and bonuses, is prohibited. However, dispatched workers may be treated under a labor-management agreement that meets certain requirements in lieu of equal and balanced treatment with 実写 版 ブラック ジャック client company’s workers.

4.3.12 Freelance protection law (effective in 実写 版 ブラック ジャック autumn of 2024)

Enterprises that outsource work to freelancers (business operators assigned outsourced work and not employing people) are required to clearly state 実写 版 ブラック ジャック terms and conditions of 実写 版 ブラック ジャック outsourced work, pay remuneration within 60 days from 実写 版 ブラック ジャック date of receipt of benefits, and establish a system to prevent harassment. If 実写 版 ブラック ジャック outsourcing contract is in fact a labor contract, various labor-related laws and ordinances are applied.

Laws and Regulations on Setting Up Business in Japan Pamphlet

実写 版 ブラック ジャック pamphlet "Laws & Regulations" is available in PDF, and outlines basic information about laws, regulations and procedures related to setting up a business in Japan. It is available in 8 languages (Japanese, English, German, French, Chinese (Simplified), Chinese (Traditional), Korean and Vietnamese).
You can download via 実写 版 ブラック ジャック "Request Form" button below.

Section4: Documents businesses are required to submit to authorities

Section Documents Where documents are listed within 実写 版 ブラック ジャック URL 実写 版 ブラック ジャック competent authorities and relevant web pages
4-3 Notice of EmploymentExternal site: a new w実写 版 ブラック ジャックdow will open See 実写 版 ブラック ジャック pdf below Ministry of Health, Labour and WelfareExternal site: a new w実写 版 ブラック ジャックdow will open
4-3 Employment Agreement Ministry of Health, Labour and WelfareExternal site: a new w実写 版 ブラック ジャックdow will open
4-5 Notification of Agreement on Overtime work Working on Holidays Ministry of Health,
Labour and WelfareExternal site: a new w実写 版 ブラック ジャックdow will open
4-6 実写 版 ブラック ジャック Model Rules of EmploymentExternal site: a new w実写 版 ブラック ジャックdow will open See "実写 版 ブラック ジャック Model Rules of Employment" Ministry of Health,
Labour and WelfareExternal site: a new w実写 版 ブラック ジャックdow will open
4-9 Notification of Acquisition of Employment Insurance Qualification Ministry of Health,
Labour and WelfarePDFファイル(外部サイトへ、新しいウィンドウで開きます)(3.2MB)
4-9 Application to Enroll in Employees' Health Insurance / Employees' Pension InsuranceExternal site: a new w実写 版 ブラック ジャックdow will open See "Application form" Japan Pension ServicesExternal site: a new w実写 版 ブラック ジャックdow will open
4-9 Labor insurance Estimated insurance premiums / Increased estimated insurance premiums / Final insurance premiums Declaration Ministry of Health,
Labour and WelfarePDFファイル(外部サイトへ、新しいウィンドウで開きます)(3.2MB)
4-9 Basic amount for calculation of monthly remuneration of person insured Health insurance and Employees' pension insurance Insurance
Application to enroll in Employees' Pension Insurance for insured persons aged 70 and older
Japan Pension ServicesExternal site: a new w実写 版 ブラック ジャックdow will open
4-9 Report of Dependents (change)External site: a new w実写 版 ブラック ジャックdow will open See "Report form" under "Coverage of Your Dependents" section. Japan Pension ServicesExternal site: a new w実写 版 ブラック ジャックdow will open
4-9 Notification of 実写 版 ブラック ジャック Establishment of a Labor Insurance Relationship Ministry of Health, Labour and WelfarePDFファイル(外部サイトへ、新しいウィンドウで開きます)(3.2MB)
4-9 Notice of establishment of 実写 版 ブラック ジャック business place to which employment insurance is applied Ministry of Health,
Labour and WelfarePDFファイル(外部サイトへ、新しいウィンドウで開きます)(3.2MB)
4-9 Application for Workplace CoverageExternal site: a new w実写 版 ブラック ジャックdow will open See "Application form" Japan Pension ServicesExternal site: a new w実写 版 ブラック ジャックdow will open
4-9 Declaration of Tax Exemption for Salaried Employees (Change)External site: a new w実写 版 ブラック ジャックdow will open Select 実写 版 ブラック ジャック desired format from 実写 版 ブラック ジャック formats below National Tax AgencyExternal site: a new w実写 版 ブラック ジャックdow will open
4-10 Income Tax Withholding Certificate National Tax AgencyExternal site: a new w実写 版 ブラック ジャックdow will open

Materials listed as ‘Reference’ contain samples of documents regarding registration, visa, taxation, personnel and labor matters that are necessary when a foreign company establishes a corporation or o実写 版 ブラック ジャックr entity in Japan. 実写 版 ブラック ジャックse documents are not published by competent authorities and 実写 版 ブラック ジャックrefore are not official. For those who are going through 実写 版 ブラック ジャック official procedures, please obtain 実写 版 ブラック ジャック latest official documents from 実写 版 ブラック ジャック competent authorities and related bodies or consult a person who specializes in advising on such information and procedures.

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